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湖北铁道运输职业学院 公文处理办法(试行)
发布时间:2021-04-07 08:20:07 浏览量:2072次 信息来源:原创文章

湖北铁道运输职业学院公文处理办法(试行)

    为加强学院公文管理工作,努力实现公文管理的科学化、制度化、规范化,不断提高公文处理的效率和质量,依据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)和《党政机关公文格式》国家标准(GB/T9704-2012)文件要求,结合我院实际,制定本办法。

第一章 

    第一条  学院党委办公室和行政办公室(以下简称“两办)分别是学校党、政公文处理的管理机构,分别负责学校党、政公文处理并指导机关处室的公文处理工作。学院其他各部门应明确专人负责本部门公文处理工作,公文处理人员要忠于职守、廉洁正派,具备相关专业知识。

    第二条  学院公文(包括电报、传真是学校在教学、教育、科研、管理等过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针、政策,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。

    第三条  公文处理包括收文和发文。收文一般包括登记、初审、拟办、批办、传阅、承办、催办、答复、归档等程序。发文一般包括拟稿、审核、会签、签发、复核、印制、登记、核发、归档等程序。

    第四条  各部门负责人应当重视公文处理工作,遵守本办法并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。

第二章  公文种类

    第五条  学院公文种类大体包括:

    (一)决议。适用于经会议讨论通过的重要决策事项。

    (二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

    (三)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

    (四)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

    (五)通知。适用于发布、传达学院要求下级部门的事项,批转、转发公文。

    (六)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

    (七)报告。适用于向上级汇报工作,反映情况,回复上级机关的询问。

    (八)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

    (九)批复。适用于答复下级部门的请示事项。

    (十)议案。适用于学院向教职工代表大会提请审议事项。

    (十一)函。适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项等。

    (十二)会议纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第三章  公文格式

    第六条  通常公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

    (一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

    (二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

    (三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急。一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

    (四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加文件二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。

发文机关标志种类及适用范围:

    1.“中共湖北铁道运输职业学院委员会文件版头,主要适用于印发学院党委的决定,以学院党委名义下发的综合性通知、工作安排、党的组织和党员管理的规章制度,向上级党委的请示、报告等。

    2.“湖北铁道运输职业学院文件”版头,主要适用于印发学院决定,以学院名义下发的综合性通知、工作安排等;常设或临时学科(专业)的设置、调整方案;院级表彰奖励和惩处;学院行政管理的各项规章制度;向上级机关的请示、报告。

    3.“湖北铁道运输职业院办公室文件”版头,主要适用于根据学院党委及行政授权,传达或发布事项,转发部门或专门委员会的重要工作安排,发布办公室职权范围内的事项。

    4.“湖北铁道运输职业学院中共湖北铁道运输职业学院委员会湖北铁道运输职业院办公室版头用于向不相隶属单位询问、商榷、答复、请求批准有关事项等;印发上级领导和学院领导的重要讲话;启动或废止院内有关单位的印章等。

    5.“中共湖北铁道运输职业学院纪律检查委员会文件湖北铁道运输职业学院工会委员会文件”“共青团湖北铁道运输职业学院委员会文件的版头,主要适用于发布学院纪委、工会、共青团工作的重要事项、工作部署和规章。

    6.“湖北铁道运输职业学院会议纪要版头,主要适用于记载和传达党委会、院长办公会等会议情况及决定事项。

    (五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号〔〕括入;发文顺序号不加字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加字。

上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

    (六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。由签发人三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。签发人三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。

    如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

    (七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。

    (八)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。

    (九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用一、”“(一)”“1.”“1标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

    (十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件,在正文下空一行左空二字编排附件二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如附件:1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

    (十一)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

    (十二)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字并年、月、日标全,以主要负责人签发日期为准。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。

    (十三)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。

    (十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

    (十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考材料。附件应当另面编排,与公文正文一起装订。附件二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

    如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注附件二字及附件顺序号。

    (十六)抄送机关。除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。抄送二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。

    (十七)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加印发二字。

    (十八)页码。公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

 

第四章  行文规则

    第七条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

    第八条  学院可对内、对外行文。学院公文主要用于部署全面性工作,发布学院党委和行政规章、规定、决定和上级领导部门的报告、请示以及必须以学院党政名义行文办理的重要事项。

    第九条  向上级机关行文,应当遵循以下规则:

    (一)原则上只主送一个上级机关。根据需要,可同时抄送相关上级机关和同级单位,不得抄送下级单位。

    (二)向上级机关的请示、报告重大事项,应当提出明确请示或报告事项。

    (三)除上级机关负责人直接交办事项外,不得以学院名义向上级机关负责人报送公文,不得以学院负责人名义向上级机关报送公文。

    (四)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

    第十条  对外行文必须以学院名义,各部门和系部不得对外单位正式行文。

 

第五章 发文办理

    第十一条  发文办理指制发公文的过程,按下列程序办理。

    (一)拟稿:拟稿部门根据分管领导指示和有关工作要求,严格遵守公文撰写规范,按期完成拟稿任务,并填写湖北铁道运输职业学院发文稿纸。一般情况下,部门之间应在对发文取得一致意见后再呈学校领导签发。如确有重大分歧意见,无法在部门间协调解决的,可由主办单位或两办将分歧意见列出,连同文稿一并送学校领导审定。

    (二)审核:凡以党委或学校名义发文,由主办部门拟稿,且需经主办部门分管领导审核,并由两办复核。两办复核的重点是:是否确需行文,是否符合国家法律法规,是否符合行文规则等。经审核不宜发文的公文文稿,退回起草单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草单位修改后重新报送。

    (三)会签:凡内容涉及两个或两个以上部门业务的公文,主办部门应主动与会办部门协商,由会办部门负责人会核,会办部门分管领导会签。

    (四)签发:公文应当经过学院主要领导审批签发。

    1.以学院党委、行政名义制发的上行文、下行文或平行文,分别由党委书记、院长签发。

    2.签发人签批公文时,应当明确签署意见,并签署姓名和完整日期。其他审签人圈阅后签署姓名和日期,视为同意。

    3.未经学院办公室审核的公文,学院领导不予签发。

    4.文稿经学院主要负责人核准签发后,即定稿生效,具有法定效力。

    (五)复核:文稿经学院主要领导签发后,两办首先进行复核。复核的重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。经复核,需要对文稿进行实质性修改的,按程序复审。

    (六)印制。公文印制过程中,由拟稿部门负责校稿,两办把关,必须确保质量和时效。校对者应对着原文,校对文字、标点符号、公文排列格式,必须在经过多次校核、确认无错后,方可签字付印。校对过程中,不得擅自更改原文。涉密公文在印制过程中,要注意保密。

    (七)登记:将拟发出的文件逐项登记编号。

    (八)核发。公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后,由办文部门负责发送。公文发出后,如发现错误,应及时追回、更正。

第六章 收文办理

    第十二条  收文办理指收到公文的办理过程。各部门或学校领导如直接收到或代表学校参加有关会议带回的外单位文件,要按类别和性质分别交两办处理。除两办外,其他部门一律不得运转外来公文。

    (一)登记:由两办文件运转人员对外来公文及时拆封、清点,检查无误后编号登记。

    (二)初审:对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否上级机关正常渠道来文,是否应当由学院签收或办理,是否符合行文规则。经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。

    (三)拟办:填写湖北铁道运输职业学院文电处理单两办主任提出拟办意见后,送有关院领导阅示或者交有关部门办理。紧急公文,应当明确办理时限。

    (四)批办:指院领导对公文如何处理所作的批示。院领导阅示后的文件,两办文件运转人员依批示将公文(或公文复印件)发给承办部门办理。

    (五)传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。

    (六)承办:承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应及时退回院办公室并说明理由。

    (七)催办:及时了解和掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文由专人负责催办。

    (八)答复:公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

    第十三条  凡需办理的文件,因特殊情况不能按时办结的,承办单位应当及时报告两办,并函()告来文单位。文件办结后,主办单位要向批文的学校领导汇报处理结果,并在两办文件运转备注栏内注明。

    第十四条  凡需传阅办理的文件,一律由两办文件运转人员负责分送或通知有关部门,不得横传。传递秘密公文,必须采取保密措施,确保安全,机密以上密级的公文不得利用网络计算机、传真机传输。

    第十五条  院领导审批公文时,应当签署明确意见、姓名和日期。审阅后,应及时将文件退还院办公室处理,一般不直接交给承办部门。

第七章 立卷归档

    第十六条  公文办理完毕,应根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法》和《湖北省铁道运输职业学院档案管理办法》的有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理(立卷)、归档。特别是对于已办毕的上级机关文件,应在文件办毕后的3个工作日内将文件退回到两办。个人不得保存应归档的公文。

    第十七条  公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规,有关人员要注意做好保密工作,确保党和国家秘密的安全。

第八章 

    第十八条  本办法自印发之日起施行,2016年颁布的《湖北铁道运输职业学院公文处理办法》同时废止。

    第十九条  本办法由学院办公室负责解释。